Lo sigo actualizando hasta día de hoy y cada tanto vuelvo para revisarlo, es un texto largo de casi 10.000 palabras y personal.
Me parece que es hora de compartirlo, no se bien con que sentido, solo me parece que este solo en un archivo word de mi ordenador es poco, que toda esta (mala y buena) experiencia tal vez pueda servir a otros.
Encontrarán como fuí y vine con un diversos métodos, mi exploración con distintas aplicaciones, y hasta tantas frustaciones o pequeños logros.
Estoy seguro que es un texto que jamas va a terminar, porque siempre estamos haciendo revisiones y correcciones.
Me gustaría recibir comentarios, sugerencias, ideas.
Ojala les sirva.
Ahi va
1.- Sistema de gestión de tiempo personal
Preferimos utilizar el término “gestión del tiempo personal “ en vez de
“método de productividad” por cuanto entendemos que el factor tiempo nos impone
el rigor de su finitud como la muerte.
Pero nuestro tiempo, que es único e irrepetible, no solo se usa en
procura de una mayor productividad, o una mayor ganancia, o solo con fines de
lograr objetivos profesionales, lo debemos usar en procura de lograr nuestras
metas, objetivos, sueños en todas las dimensiones de nuestra vida.
Entonces pensar un método para la “productividad” escindido de nuestras
demas cosas, es en definitiva un mal uso del tiempo.
El objetivo es vencer al tedio, la angustia por la acumulación de
trabajo, a sobreponernos a nuestra tendencia natural a la procrastinación, a
posponer nuestras metas, nuestros sueños es que vamos buscando un método de
gestión del tiempo.
Anaïs, la hermana inteligente de la familia Waterson, protagonista de El
increíble mundo de Gumball, dice en uno de los episodios de la tercera
temporada: "Un procrastinador es
alguien que siempre evita sus responsabilidades haciendo alguna otra actividad"
(Fuente: http://www.lanacion.com.ar/1971870-postergadores-seriales). Una gran definición que debemos tener en cuenta
siempre y un obstáculo al que debemos superar día a día.
2.- Implementación del GTD[1]
El método, aunque no lo cumplo 100% tal como lo desarrolla Alen, funciona
por cuanto tenemos que administrar cuestiones a las que debemos someter con
disciplina muy estricta (audiencias, vencimientos cuyo tiempo no administramos
ni pretendemos controlar).
Por su parte debemos gestionar nuestro tiempo a partir de demandas
externas de nuestros clientes, mas obligaciones personales, familiares y
nuestros objetivos o metas de corto y largo plazo.
Todos de alguna manera pueden ser administrados bajo el método GTD.
Incorporamos bastante rápido el sistema de sus 5 pasos, aunque
reiteremos no lo implementemos en su totalidad, por ejemplo: jamás
tendremos la rotuladora, ni gestionamos nuestros
archivos como lo indica Allen.
El GTD a nuestro modo de usarlo tiene cuatro (4) claves que ha demostrado
en mas de un año y medio de uso que sus resultados son efectivos.
Estamos mejor organizado y eso deriva en mejores resultados en el día a
día.
El GTD no es el camino a la felicidad, ni cosa por el estilo, no plantea
un espacio de realización personal.
Propone un sistema para acompañarnos en el día a día para hacer nuestro
día menos agobiante y esencialmente nos enseña a establecer un contrato honesto
con nosotros mismos sobre qué cosas no haremos, porque decidimos hacer otras
cosas.
Un elefante se come de a pedacitos
Si hay un diferencial entre este método y otros de “productividad” es el
concepto/categoría de “acciones” al que llamaremos
Próximas Acciones Físicas (PAF).
Las “cosas” no suceden milagrosamente, suceden por esta cadena causal -o
casual- de pequeñas acciones, que en su sumatoria, logra que se cumplan
nuestros objetivos.
Recomiendo no abandonar el ejercicio de pensar y escribir las PAF, es
cierto que a medida que pensamos las tareas como PAF vamos acomodando el
registro de forma sencilla, y en palabras claves va quedando definido las PAF.
Recomendamos que al principio aunque sea muy obvio en su desarrollo hay
que obligarnos a escribir detalladamente las acciones físicas concretas, porque
esa gimnasia termina siendo muy útil una vez que se adquiere como habito.
El lápiz nunca se olvida
La segunda clave es la REGISTRAR TODO. Esta es una coincidencia en mucho
de los sistemas como veremos más abajo.
Debemos registrar todo en algún tipo de formato sea virtual y/o físico,
al decir de Allen, debemos “vaciar nuestra mente”
Es un habito que es muy probablemente que se vaya incorporando
gradualmente, pero es muy importante no abandonarlo, de a poco vamos
advirtiendo las ventajas de tener todo anotado y nos empuja a llevar registros
mas amplios.
Con el GTD tengo registros de lo que debo HACER, lo que estoy ESPERANDO,
lo que he DELEGADO, lo que ALGUNA VEZ debería hacer y finalmente de aquellas
REFERENCIAS de todo tipo de “cosas”
Que libro me gustaría comprar, que regalos posibles podría hacer, cuando
fue la última vez que rote las ruedas del auto, un fallo que hay que estudiar,
una demanda que debe escribirse e incluso el deseo de llegar a tener un objeto,
todo esta registrado con algún tipo de sistema que me permite consultarlo.
Es importante que el registrar todo en los lugares adecuados para ello.
En ese sentido, aconsejamos registrar en el calendario exclusivamente aquellos
compromisos de fecha cierta e impostergable, dice Allen de esta manera, el
calendario-agenda debe ser confiable, convirtiéndose en el lugar de registro
donde se encuentran nuestras obligaciones más estrictas en relación con el
tiempo.
La agenda-calendario es el primer organizador de nuestro tiempo y es el
primer selector natural de prioridades.
En el registro progresivo del que hablamos mas arriba, aconsejamos
incorporar una vez que tengamos un manejo preciso de la agenda, todo tipo de
compromisos personales que cumplan con la prerrogativa de fecha y hora cierta.
En su uso progresivo de su implementación afianzará su confiabilidad e iremos
jerarquizando nuestra agenda como un lugar imprescindible de consulta
cotidiana.
Con Google Calendario, Google Inbox y Google Keep te dan la oportunidad
de utilizar “recordatorios”, en los que debemos darle sentido estricto de la
palabra, si es en el día o en una hora, usarlo. Si no es una “cosa” por hacer
concreta en fecha determinada (puede ser todo el día), aconsejamos que se
registre de otro modo.
Si demora solo dos minutos, HACELO YA
La tercera clave, la regla de oro
los 2 minutos, contiene un aspecto motivacional importante, porque esta
regla es la idea fuerza que empuja el día a día, que es poderosa por su
sencillez. “si una acción te va llevar solo dos minutos, sácatela de encima
ahora!”
El resultado de poner en práctica esta regla de oro de David Allen, puede ser la mas estricta y esclava de
todo el sistema, pero tiene la recompensa no solo de ir quitándonos pequeñas
“cosas” molestas del día a día, sino que establece un circulo virtuoso, porque el
hacer genera una reacción en cadena como un círculo virtuoso generado por
acción-reacción.
Muchas manos en un plato hacen mucho garabato
Finalmente la cuarta clave es realizar UNA TAREA POR VEZ.
Es tal vez el desafío más importante que en esta era moderna nos
enfrentamos, hay miles de distracciones que nos llevan a dividir nuestra
energía, a distraernos.
Debemos intentar todo el tiempo administrar nuestro tiempo en UNA COSA a
la vez.
Es esencial que de modo
deliberado evitemos todo tipo de distracciones, y seamos consientes que en nuestros
dispositivos (computadoras, tablets, teléfonos móviles) las aplicaciones están
diseñadas y pensadas para que les prestemos atención a cada una de ellas, por
eso recomendamos tomarnos el tiempo necesario para configurarlas de aquel modo
que nosotros decidamos cuando queremos saber novedades, es decir invertir la
relación del diseño y que nos sea funcional a nosotros y no nosotros ser
funcional a la/s aplicación/es.
3.- Funcionalidad
Como ya comentamos, no aplicamos en un 100% el método GTD, tiene ligeras
variaciones que de algún modo se adaptan a nuestras necesidades, porque es
importante que nuestro método sea funcional y sencillo a nuestros quehaceres,
por cuanto si es un obstáculo con el que debemos lidiar, es muy seguro que lo
abandonaremos.
Por ejemplo, llegamos a la conclusión que el registro en papel es
necesario, porque en tribunales; en las reuniones es sencillo, accesible, tiene
una amplitud y libertad que no tiene ningún software, ni incluso los que
permiten escribir a mano alzada.
Un cuaderno no tarda en abrir, no se ralentiza, no gasta batería, no usa
datos, mientras lo usas no se interrumpe con otra aplicación.
Ese cuaderno no está dividido en las carpetas de listas de recomienda
Allen
Bajo ese concepto adaptamos el concepto de carpetas en nuestro Evernote
de una manera que nos resulta funcional en el formato virtual en la aplicación
Evernote.
Allen aconseja tener un registro único y en nuestro caso tenemos
“registramos todo” en un doble formato, en uno virtual, mediante aplicaciones o
software especifico y en uno físico como es el cuaderno.
El cual es un espacio genérico y hasta desordenado de registración
inmediata, pero indispensable por el vinculo inigualable que se establece con
nuestras anotaciones de puño y letra sobre papel.
En definitiva, aplicando los principios claves del método GTD,
gestionamos nuestras “cosas” en un doble formato el físico (un cuaderno) y el
formato virtual en diversas aplicaciones que son las siguientes:
ü Gmail en la computadora, pero en los dispositivos
móviles uso el Inbox que es muy útil para la aplicación del método GTD (y su
derivado Inbox Zero[2])
ü Calendario de Google. Clave por su sencillez,
capacidad de compartir agenda y sistema de invitación, avisos, y con su sistema
de recordatorio que esta presente en forma sincronizada aquí, como en Inbox y
google Keep.
ü Google Keep. Es una aplicación para registros rápidos,
y que pueden pasar al Evernote mas adelante o no, y puede ser útil para
establecer una tarea sencilla cuya PAF se agota en si misma.
ü Evernote: En esta aplicación, progresivamente, implementamos
las bases del método GTD. La aplicación es un detalle menor, podría funcionar
en un .txt en un Word o en un Excel. Hemos conseguido un equilibro de sencillez
y utilidad y por eso le dedicamos un post. Bajo
el sistema de pilas, libretas, etiquetas y recordatorios, obtuvimos un buen
desarrollo del sistema. Insistimos, el uso fue progresivo, pretender el día 1
la implementación del 100% es una misión imposible que nos llevará al fracaso. El
Evernote tiene dos grandes debilidades, 1) no sincroniza con el Google
calendario y 2) no permite configurar recordatorios en forma automáticamente ya
sea en forma semanal, mensual o semanal. Hay cientos de aplicaciones de tareas,
no hay una mejor o peor, esta la que por diversos motivos, racionales o
emocionales uno termina usando un conjunto de ellas por otras. Por ello, la
elección de una aplicación en definitiva se asienta en una decisión de carácter
individual a la que mejor sirva a la funcionalidad de cada uno.
En resumen en el formato virtual:
Está en mi agenda si es un vencimiento o reunión o un compromiso
impostergable.
Está en mi Evernote si se trata de otra “cosa” que requiere un HACER, o
es para ALGUNA VEZ, o una REFERENCIA, o esta DELEGADO, o simplemente estoy
ESPERANDO, y si es necesario con la descripción de las PAF de cada caso.
En Inbox/Gmail gestiono los correos y solo quedan en bandeja de entrada
“recibidos” solos los que requieren que haga algo, que este esperando o que
deba ir haciendo acciones concretas, los que ya han sido contestados, esos
están debidamente ARCHIVADOS y fuera de mi vista. Y los que no sirven pues se
eliminan. Y definitivamente no tengo correos electrónicos sin leer acumulados.
También utilizamos un cuaderno común, al que describimos como “formato
físico” que contiene con algunas singularidades.
En primer lugar debe ser un cuaderno de “colegio tapa dura” es decir de
dimensiones pequeñas que sea sencillo de transportar. Los preferimos sobre los
“cuadernos universitarios”, pero al igual que la aplicación de software, el
tamaño y formato es una elección personal.
En dicho cuaderno, en la primera hoja disponible quedará anotado desde que
día hasta que día exacto fuimos registrando nuestras anotaciones, así tiene
funcionalidad para su consulta retrospectiva en caso de ser necesario.
Si el cuaderno no viene con la tira señalador, utilizo un señalador de imán
de los libros que son muy prácticos, pero en definitiva lo importante es tener
accesible la primera hoja en blanco en la que debemos registrar.
Llevamos un folio que “migra” sin problemas en cada cambio de cuadernos.
Ese folio contiene información clave de consulta rápida y cotidiana (por ej: el
número de cuenta bancaria, el CBU, teléfono de la oficina, clave de wifi,
interno de x persona, etc).
El registro en el cuaderno es muy sencillo, ponemos en el margen
superior la fecha concreta de registro, si pasa de hoja continuamos repetir la
fecha.
Si el cambio se da en medio de la hoja, hacemos una raya a mano alzada
(en 1er grado la maestra nos decía hagan raya larga) y debajo ponemos la fecha
y arrancamos con las anotaciones.
En determinadas reuniones utilizamos el sistema de anotación por mapa
mental, que no logramos sistematizar.
Usualmente hay pequeñas anotaciones, alguna lista de tareas
(esporádica), registro de teléfono, cuentas aritméticas, apuntes.
Si bien el sistema no es malo porque es sencillo, es donde consideramos
nuestro actual método puede ser mejorado en tres aspectos.
I.
De qué forma y que
vamos registrando en el soporte físico sin
que esto se convierta en una mayor carga de trabajo. No hay peor cosa que trabajar de organizarse.
II.
El soporte papel
tiene una inmediatez visual que debemos explotar mejor. Ninguna aplicación con
sus recordatorios y notificaciones puede ser tan eficaz como el papel. Nuestra
escritura establece un vínculo personal e individual que genera una conexión imposible
de imitar.
III.
Establecer una rutina
y un sistema establecido para determinar que y cuando subir al formato digital
(especialmente al Evernote).
Para eso estuvimos analizando otros sistemas de productividad con el objetivo de obtener aportes o mejoras a
nuestro propio sistema.
Hemos tomado algunos fragmentos que más abajo pegaremos.
4.- Otros sistemas de productividad.
·
Journal Bullet.
Fuente:https://esbozosdeunaestefania.files.wordpress.com/2016/03/bullet-journal-esbozosdeunaestefania.pdf
Este sistema utiliza
el lenguaje de “Rapid logging”
(anotaciones rápidas) que consiste en 4 componentes:
Ø Tópicos
Ø Números de páginas
Ø Oraciones cortas
Ø “Bullets”
Estos a su vez se
dividen en 3:
Ø Tareas
Ø Eventos
Ø Notas
Ø
Una buena manera de
ver al Bullet Journal es como un marco de
trabajo .Este está compuesto por módulos.
Los módulos son
métodos diseñados para ayudarte a recoger y organizar tipos de información
específica.
El poder del Bullet
Journal es que puedes mezclar y combinar los distintos módulos de la manera que
encaje mejor con tus necesidades.
Los cuatro módulos
principales:
1. El Index,
2. Future Log (Apuntes para el Futuro),
3. Monthly Log (Apuntes Mensuales),
4. Daily Log (Apuntes Diarios).
El Index Las primeras páginas del libro o
cuaderno son tu Index. El Index es donde realmente toma forma el Bullet
Journal. Simplemente agrega los tópicos de tus colecciones y sus páginas en el
Index, así puedes encontrarlos en cualquier comento.
Las colecciones que
estén en hojas consecutivas son anotadas como: “Nombre del tópico: 5-10.” Algunas
Colecciones son recurrentes y pueden estar esparcidas por el Bullet Jounal.
Esos tópicos pueden ser agregados como “Nombre del tópico: 5-10, 23, 34-39…”
Log Mensual Es
el que te ayuda a organizar el mes. Consiste en un calendario y una lista de
tareas. Para hacerlo, ve a tu próximo par de páginas enfrentadas libres. La
izquierda será tu Página de Calendario y la derecha será tu Página de tareas.
El Calendario te da
una vista de pájaro sobre el mes. Para hacerlo titula la página con el nombre
del mes. Luego, escribe todas las fechas del mes de manera vertical por el margen
izquierdo, seguido por las letras correspondientes al día de la semana. En ese
caso, el lunes 14 sería 14L. Deja espacio para en el lado izquierdo para
agregar algunas Alarmas. Puedes usar la página del calendario para programar
algunos Eventos y Tareas, recordar eventos después de que hayan pasado, o
ambos. Procura que lo que escribas en esta página sea lo más corto posible dado
a que está diseñada solo para referencias. La Página de Tareas es una lista
tanto de Tareas que tienes planeadas para ese mes, como de Tareas que han
migrado de meses anteriores.
El Log Diario está diseñado para el uso
diario. En la parte superior anota la fecha como si tópico, y luego, en el
transcurso del día utiliza el método de “Rapid Log” para agregar tus Tareas,
Eventos y Notas a medida de que ocurran. Si no llenas la página, agrega la
siguiente fecha en donde hayas terminado y estás listo para continuar. Créalos
a medida de que transcurre el día o, como mucho, la noche anterior. Nunca
sabrás cuánto espacio podrás necesitar para un día determinado.
Migración Poniéndolo todo junto Migrar contenido es un
aspecto principal del Bullet Journal. Una vez que cumplas tu segundo mes con el
diario, echa un vistazo a tus antiguas anotaciones. ¿Cuántas tareas están
incompletas? ¿Cuántas tareas completaste (X)? ¿En cuántas sigues trabajando o siguen
abiertas? Y ¿cuáles son aún relevantes? Si una Tarea se volvió irrelevante,
tacha la línea completa, incluyendo la Alarma que posea.
Si la tarea aún
necesita tu atención, mígrala, vuelve el “•” en un “>”, esto significará que
migraste la Tarea, después agrégala en la Página de Tareas de tu Log Mensual. También
tienes la opción de migrar Tareas y Eventos programados. Cuando estás organizando
un nuevo mes, migra cualquier entrada programada para ese mes de tu Log Futuro
en tu Log Mensual. Los ítems programados son agregados en tu Calendario de la Página
del Log Mensual.
El propósito de la migración es que te des cuenta
cuales son las cosas que de verdad valen el esfuerzo que planeas dedicarle,
para volverte consciente de tus patrones diarios y hábitos y para separar las
señales del ruido
El sistema tiene sus fortalezas y debilidades que exploraremos
En sus debilidades, a nuestro criterio el sistema desjerarquiza la agenda-calendario, o de alguna manera esta
desarrollado para personas que no tiene muchas obligaciones en el día a día.
Otra de sus debilidades es que el sistema en formato físico tiene los límites
propios de un sistema “analógico”.
Finalmente, la implementación pareciera que consume mucho tiempo, al
tener que ver el log anual, mensual y diario, pareciera ser engorrosa el ejercicio
de revisión. Puede funcionar para aquellas personas con tiempo y con gusto por
el diseño. No sería nuestro caso.
En sus fortalezas tiene algunas ideas interesantes: el concepto de
migración, la forma de registración en el Log diario, el foliar el cuaderno es algo sencillo y puede ser útil en su
retrospectiva como el concepto de índice en la estructura del marco de trabajo
ideado.
·
ZTD
Zen To Done es el método de productividad desarrollado por Leo Babauta
para simplificar y mejorar GTD. Según Leo Babauta, todos somos diferentes y ZTD
es una forma de adaptar GTD a las necesidades de diferentes tipos de
personalidad, solucionando algunos de los problemas comunes que la gente tiene
al aplicar GTD.
GTD es una serie de cambios de hábitos que requieren su tiempo y su
práctica, y además carece de la estructura que a veces necesitamos. Por otra
parte, según Leo Babauta, GTD no se centra lo suficiente en hacer ni en avanzar
en tus objetivos, así que ZTD es un sistema de productividad que se centra en
una serie de hábitos que te ayudan a organizarte simplificando tu vida.
Los diez hábitos son:
1. Recopilar: recopilar información, ideas, documentos,
lo que sea. Todo en tu bandeja de entrada. [=GTD]
2. Procesar: todos los días, si es necesario varias veces
al día. Pero no de forma obsesiva. [=GTD]
3. Planificar:
decide cuáles son tus “grandes rocas”, los grandes proyectos en los que quieras
avanzar cada semana. Cada día,
define tus Tareas Más Importantes, y hazlas a poder ser a primera hora. ¿Lo
más importante? Terminarlas.
4. Hacer: escoge una tarea, elimina las distracciones, trabaja
en bloques de tiempo. Si te interrumpen, anota lo que tengas que hacer en tu
libreta y vuelve a tu tarea. [=GTD +
POMODORO]
5. Sistema
Fiable y Simple: todo se reduce a listas y a ejecutar lo que está
anotado en esas listas, no en pasar el día organizándote. Revisa tus listas y
tus calendarios todos los días. Haz que forme parte de tus rutinas diarias,
comprobando tus listas como mínimo al empezar y al terminar la jornada.
6. Organizar: ten
un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio
7. Revisar: hasta los mejores sistemas tienden al caos.
Por eso necesitamos la revisión semanal. Revisa todo tu sistema de
productividad cada semana para mantenerlo actualizado y fiable. [=GTD].
8. Simplificar: nunca podrás completar tu lista de
tareas, porque crece todos los días. Simplifica tu lista a lo más esencial
y no necesitarás sistemas de planificación complicados.
9. Rutinas: las
rutinas también pueden simplificar tu jornada laboral y tu vida personal. Crea
rutinas semanales y diarias.
10. Encontrar tu pasión: encontrar tu pasión te hará no
sólo más feliz, sino también más productivo. Piénsalo: si realmente te gusta
algo, trabajarás hasta conseguirlo.
Está basado directamente en los cinco pasos de GTD, pero añadiendo
algunas ideas y hábitos que pueden ser interesantes.
Lo marcado en negrita son temas a explorar y profundizar. Básicamente en
tener un sistema SIMPLE y FIABLE, mas la clave de la RUTINA que considero en mi
diagnóstico un aspecto débil de mi sistema.
·
Autofocus
Autofocus es el sistema de productividad desarrollado por Mark Foster.
Si lo comparas con GTD, Autofocus está muchísimo más orientado a hacer y no
tanto a la fase previa de preparación de lo que tienes que hacer.
Autofocus reduce la idea a algo muy simple: poner
todas tus tareas en una lista única. El proceso es muy sencillo: anotar en la
lista todo lo que se te ocurra, uno por cada línea. Cualquier cosa que
represente algo por hacer tienes que anotarlo en la lista.
Cuando ya no se te ocurre nada más, dibujas una línea al final de tu
lista. Todo lo que haya por encima de esa línea, lo que llamamos lista cerrada,
es con lo que vas a empezar a trabajar. Todo lo que se te vaya ocurriendo que
no esté en la lista, lo escribirás debajo de la línea, lo que llamamos lista
abierta.
Lo único que tienes que hacer es ir trabajando en las tareas de tu lista
cerrada, de forma que vayas haciendo las que más te llamen la atención, sea por
su importancia, su urgencia o lo que te apetezca hacer.
Cuando hayas trabajado en alguna de estas tareas suficientemente tiempo
(el que tú consideres), tacha el elemento de tu lista cerrada y, si necesitas
hacer más cosas respecto a este tema, escríbelo de nuevo en tu lista abierta,
debajo de la línea.
Ve repitiendo este proceso hasta que recorras toda la lista cerrada y no
haya nada ahí que te apetezca hacer. En ese caso, puedes pasar a tu lista
abierta y recorrerla una sola vez, realizando los elementos que veas más
interesantes o que más te apetezca. Cuando acabes la lista abierta, vuelve
arriba del todo a tu lista cerrada.
La idea de todo esto es que consigas hacer todo lo que tienes en tu
lista cerrada, por encima de la línea. Una vez lo consigas, te quedarán
elementos en tu lista abierta. Haz una línea abajo del todo, y lo que era tu
lista abierta se convertirá en tu lista cerrada.
Si bien el desarrollo de listas resulta simple, en mi caso, termina
siendo ineficaz por todo lo que vengo desarrollando. Estoy convencido que no es
la lista de cosas (cerradas o abiertas) la que determinan el día o la gestión
del tiempo de trabajo, sino tener en claro el desarrollo de las próximas
acciones físicas (PAF).
GTD organiza y sistematiza para poner en acción, pareciera que AUTOFOCUS
presenta esto como dado y es tal vez el mayor problema al que nos enfrentamos
diariamente.
·
Kanban
El método Kanban es un sistema de productividad muy sencillo. Lo único
que necesitas es algún sistema donde organices tus proyectos en tres
categorías:
v Por hacer,
v Haciendo
v Hecho.
Puedes usar post-it en una pizarra, aplicaciones como Trello o cualquier
otro sistema que te vaya bien.
Tener todo tu trabajo delante tuyo te ayudará a estar relajado porque
sabes qué estás haciendo y qué te falta por hacer.
Además, ver la cantidad de cosas que te quedan por hacer te ayudará a
ser consciente de que tienes que avanzar en lo que estás haciendo para
terminarlo.
Puede ser un buen complemento en pizarras para equipos de trabajo y ver
donde esta cada uno en que cosa.
·
Método Ivy Lee
Muchos sistemas complejos para organizarnos fracasan y, sin embargo, el
método Ivy Lee sigue siendo uno de los más poderosos, porque en su sencillez
está su poder.
Estos son los 5 pasos del método para conseguir un pico de
productividad.
1. Paso 1. Al final de cada día de trabajo, escribe las 6
cosas más importantes que necesitas conseguir mañana. No escribas más de 6
tareas.
2. Paso 2. Prioriza esas 6 tareas en orden de verdadera
importancia.
3. Paso 3. Cuando llegues mañana, concéntrate sólo en la
primera tarea. Trabaja hasta que esté terminada completamente antes de
moverte a la segunda tarea.
4. Paso 4. Enfrenta el resto de la lista de la misma
manera. Al final del día mueve los elementos no terminados a una nueva lista
para el día siguiente. Rellena esa lista hasta tener otra vez seis tareas y no
más de seis.
5. Paso 5. Repite este proceso cada día de trabajo.
La idea poderosa en su sencillez, atenta en mi caso con las demandas
externas e imposiciones fuera de agenda que no controlo. Es sencilla pero muy rígida,
lo que termina siendo una debilidad. La lista de tareas que no establece PAF, en mi experiencia, es un
camino a fracaso.
·
Método hibrido de un
blogero para Todoist
Fuente: https://blog.todoist.com/es/2016/06/06/boli-papel-productividad/
Todo el artículo es muy recomendable para leer, hay aquí una de mis
búsquedas o señales que estaban intuitivamente, que en el papel hay una “clave”
que debo profundizar y me quedo con este fragmento textual que a continuación
sigue:
Revisión nocturna
Al final de cada día hago una transcripción y revisión nocturna. Este es
el momento en que abro mi cuaderno, miró todo lo que recopilado durante el día
y comienzo a procesarlo. Busco los eventos futuros y los agrego a mi calendario
online. Leo todas las tareas completadas en mi post-it diario y las marco como
completadas en Todoist. También reviso las tareas nuevas que tenga en el
cuaderno y las paso a Todoist, asignándoles las fechas, notas y etiquetas
correspondientes. Después reviso mi calendario para ver lo que he programado
para el siguiente día, y pongo esas citas en un post-it seguidas por las tres
tareas más importantes de Todoist.
Post-it diario
¿Por qué un post-it? En pocas palabras, porque me parecen los más
difíciles de ignorar. Yo pego el post-it del día en la siguiente página en
blanco que hay en mi cuaderno y esto me obliga a mirarla todo el día mientras
escribo. Si algo es muy urgente, pego
el post-it en la pantalla del ordenador, del teléfono o en la puerta
Cuando tengo que abandonar mi escritorio, es muy fácil tomar el papelito
fluorescente y pegarlo en mi cuaderno de bolsillo. También he notado que el
espacio limitado de un post-it me obliga a enfocarme. El post-it me fuerza a
estar consciente del nivel de importancia de las cosas al momento de hacer la
lista, y me permite ver solamente esas tres tareas a lo largo del día.
Con frecuencia, a medida que trabajamos, permitimos que las tareas que
van llegando nos desanimen de nuestras metas diarias más importantes. El Método
Intermedio hace que sea más difícil perder el rumbo. Es difícil hacer espacio
para más tareas en mi post-it. Si voy a añadir una nueva tarea a mi día
laboral, realmente tengo que querer hacerlo. Si, por el contrario, la tarea no
clasifica, entonces va a dar a mi cuaderno principal para pasarla a mi Todoist
en la tarde.
El post-it además me da la satisfacción psicológica de
tachar una tarea completada. Si he completado las tres tareas para el final del
día, puedo arrugar el post-it en una bolita y lanzarla al cesto de la basura. Si
no he logrado completar ninguna de las tres, sigo usando el mismo post-it al
siguiente día. Y créeme, por experiencia, llevar el mismo post-it dos días
seguidos es horrible y debería evitarse a toda costa.
Almacenamiento digital a largo plazo
Lo último que hago todos los días es copiar todas mis notas en OneNote
(Tanto Evernote como Google Keep se pueden usar con la misma facilidad). Todas
las anotaciones sobre películas, libros, álbumes, etc. van un bloc de notas
llamado “Miscelánea”. Esto me permite hacer una búsqueda rápida en el futuro,
cuando necesite la información. También puedo entrelazar notas a medida que veo
cómo algunas de las nuevas están relacionadas con otras más antiguas.
En OneNote tengo otro bloc de notas llamado “Diario”. En este bloc tengo
secciones para cada mes, y en estas secciones hay páginas para cada día. A
continuación copio cada evento importante que ocurrió durante el día. Aunque
están separadas por día y mes, no separo las páginas de mi diario por año. Esto
significa, por ejemplo, que mi página para el 4 de diciembre tiene notas del
año 2015, 2014 y cualquier otro año del que tenga anotaciones.
Cuando, cada tarde, copio las notas reciente en ese diario, puedo ver lo
que pasó ese mismo día en años anteriores. La parte más importante de este
proceso es que me permite buscar eventos pasados. Esto no es algo en lo que
solemos pensar cuando establecemos sistemas de productividad, pero ¿no sería
útil tener acceso a este tipo de información cuando la necesitamos? ¿No sería
bueno saber: qué día fue esa reunión, cómo se llamaba esa persona que conocí en
ese evento, de qué hablamos, cómo se llamaba el restaurante al que fuimos en
Suiza, cuándo compré mi ordenador portátil, cuándo se vence la garantía?
Incluso he notado que este repaso nocturno es útil para las redes
sociales. ¿Se me ocurrió algo corto y gracioso hoy? Lo puedo guardar para
usarlo en Twitter al siguiente día. ¿Hice algún garabato o boceto que me guste?
Lo puedo guardar para Instagram. ¿Qué concepto del libro que estoy leyendo
destacó como el más impactante? Puedo guardarlo para ponerlo en mi historia de
Snapchat al siguiente día….”
5.- Aportes posibles para mejorar nuestro sistema
Retomando lo dicho más arriba, nuestro diagnostico se basa en que el
soporte virtual funciona adecuadamente, a veces nos falta sostenerlo en lo
cotidiano.
Por su parte, el soporte físico debiera ser mejor utilizado para que
tenga un efecto más concreto en el abordaje de la gestión de nuestras cosas
durante el día a día.
En primer lugar, debemos establecer la RUTINA DE REVISIÓN.
Deberíamos incorporar esto de manera consiente para que funcione luego
de manera automática.
§ RRD – RUTINA DE REVISION DIARIA.
Incorporaremos como “rutina” dos momentos claves al día para la
REVISIÓN.
El primero a la mañana. Antes
de leer los diarios, lo primero será revisar el calendario que marca el
ritmo del día.
La rutina será en este orden:
1. Agenda diaria
2. Evernote recordatorios
3. Evernote hacerlo
4. Cuaderno.
En el cuaderno será el elemento más práctico para reforzar las
prioridades del día con PAF a realizar y en su caso, agregar, eliminar o
modificarlas, o migrando las tareas del día anterior. Me resulta práctico,
utilizar el sistema de directamente tachar las tareas realizadas, y colocar un
tilde entre corchetes aquellos apuntes que subimos al Evernote como forma de
control
El segundo momento a la tarde, debería ser al regreso de almorzar
Este segundo momento podría ser adecuado porque marca la tendencia de la
tarde, que es lo que me resta, como voy desde la mañana y que “cosas” están aún
en la lista de tareas.
También es un buen momento para establecer que PAF del soporte físico
pueden ir al virtual y ver en el virtual que acciones están completadas.
El cuaderno – soporte físico- debe ser para el día a día el más flexible
para funcionar como consulta de manera inmediata.
En principio a la mañana no agregaremos PAF al soporte virtual, será en
el formato físico, el que sirva para reforzar las cosas por hacer del día.
A la tarde será el momento de “subir” al formato virtual y establecer la
tarde del día y proyectar la organización del siguiente día.
También la tarde será el momento de subir a digital las novedades
judiciales, para establecer PAF en cada caso para su gestión específica de GTD.
§ RRS – RUTINA DE REVISIÓN SEMANAL.
Los viernes en la
reunión de rutina de organización de la semana próxima, revisaremos lo
realizado en la semana, lo pendiente, lo que es necesario migrar.
Estableceremos un
sistema de LOG SEMANAL (una
variante del Bullet) exclusivamente en el cuaderno, con las claves de la semana
por venir. No solo organizará la semana futura, sino será un elemento sencillo
de revisión de la semana actual
Como dijimos, ninguna
aplicación, con sus recordatorios y notificaciones, no logra tener el poder de
conexión que nuestra propia escritura sobre papel.
Cada la mañana, antes de iniciar la RRD, procederemos
a chequear también la RRS.
En esta rutina debo tomarme un tiempo de reflexión
para ver el tiempo que lleva y como organiza o no.
En los aspectos que pondré a prueba en el físico serán:
§ Foliar el cuaderno al sistema bullet journal. Por
ahora no haré índice pero quedará como posible modificación en el próximo cuaderno.
§ En el cuaderno pondremos la fecha con el día de la
semana y la fecha será impresa con un sello fechador. Presumimos que será mucho
mas visual ver la fecha para búsquedas retrospectivas, y que será un poco mas
prolijo. No le agrega complejidad, pretendemos que sea un aporte “estético” que
sume sencillez.
§ Post-It con fecha para ver las tareas DELEGADAS y
asignadas como una especie de control con los chicos del equipo. Retomo la idea
de la sencillez y practicidad del post it para transportar en el cuaderno ese
seguimiento. Los cuales una vez terminados directamente se puede eliminar, ya
que no es necesario registrar para retrospectiva tareas delegadas en el equipo.
§ Estableceremos el Log
Semanal. De ese sistema, dividir la hoja en la previa a la semana. El Log
anual o el log mensual en nuestro caso atenta contra la simplicidad del diseño
y además ya usamos adecuadamente el calendario.
§ El sistema de “bullets” y el concepto de migración. Con
una codificación que debe prevalecer en su simplicidad y no complicarme con un
código indescifrable
No debemos perder de vista que el cuaderno -soporte físico- debe destacarse por su
flexibilidad, sencillez e inmediatez.
REPETIMOS el cuaderno debe ser un
DISEÑO SIMPLE QUE PUEDE SER ADMINISTRADO todos los días.
Nada de todo lo anterior debe ir en contra de estas características,
porque terminará arruinándolo.
Finalmente, nunca debemos perder de vista que ningún sistema o método es
mágico por si mismo, depende de nuestra voluntad y capacidad para sobreponernos
a nosotros mismos.
6.- Primer proceso de Revisión (1 de ABRIL de 2017).
El lunes 13 de febrero de 2017 comencé a aplicar los cambios de
organización explicados en el punto anterior, con casi 50 días de esta “nueva”
implementación, nos parece adecuado establecer un primera revisión de estas
incorporaciones.
El lunes 3 de abril serán 50 días de utilización de este sistema y
estamos en condiciones de dar algunas aproximaciones de esta experiencia para ir
mejorando y profundizando el concepto. Iremos de lo general a lo particular.
En términos generales estamos muy satisfecho con el sistema de
implementación en el cuaderno – soporte físico (en adelante SF).
Mi primera gran reflexión es que esta nueva implementación no es un
sistema omnipresente que permite tener todo bajo control, por el contrario, esa
no es mi pretensión ni mi objetivo, tengo claro que quiero tener un proceso de
un contrato personal permanente para decidir qué hacer y esencialmente que
cosas decido no hacer.
Si bien debo leerme el libro que tengo en pendientes, como una segunda
reflexión que no es para esta revisión, pero como disparador de ideas que es
que hay que tener presente el concepto 90% - 10% de de Stephen R. Covey y por
eso no pretendo controlar todo, sino aquello que esta bajo mi control elijo
como hacerlo (o no) y de que manera.
La tercera reflexión general es que este nuevo sistema me ha servido
para tenerme enfocado en la semana, siento que ahora tengo en mi radar las
cosas, en esa doble dimensión de la semana en general y del día en particular.
En lo específico podemos decir que:
1. Foliar el
cuaderno al sistema bullet journal.
Su uso es realmente
práctico y sencillo. Generé el índice en el soporte virtual (en adelante SV).
El índice en SV registro el log semanal con el número de semana y por ahora no
le veo la utilidad.
Es de utilidad en el
índice las apuntes de reuniones respecto de hechos que después debo plasmar en
un documento. Así indico la referencia de la página donde tengo que ir a ver
mis anotaciones. Podría dejar margen para tener un índice en el próximo
cuaderno, no lo tengo definido aun, pero le encontré el sentido a foliar y para
que registrarlo. Además realmente no me cuesta nada.
Fue de casualidad
pero en próximos cuadernos la primera hoja o tapa será para referencias horarias
de Agustin, que contenga hechos muy visuales y de indispensable referencia,
como sus horarios de colegio, educación física, inglés. La segunda y tercera
hoja podría ser para el índice, cuando llegue al próximo cuaderno lo evaluaré,
previa lectura de esta revisión.
2. En el cuaderno
pondremos la fecha con el día de la semana y la fecha será impresa con un sello
fechador. Presumimos que será mucho mas visual ver la fecha para búsquedas retrospectivas,
y que será un poco mas prolijo. No le agrega complejidad, pretendemos que sea
un aporte “estético” que sume sencillez.
En efecto, una vez
que compré el sello fechador intente comprar uno automático, el que descarté
por lo caro. Su uso realmente no es ningún inconveniente ni me demora tiempo,
me suele pasar que me olvido de tenerlo para el día siguiente y queda durante
la mañana en blanco. Lo que parecía un componente o idea con sentido meramente
estético, se convirtió en un componente de fuerte trascendencia visual. No pasa
por la prolijidad. La fecha impuesta por el sello tiene un sentido muy práctico
para buscar el día. Lo mismo en la log semanal.
3. Post-It con
fecha para ver las tareas DELEGADAS y asignadas como una especie de control con
los chicos del equipo. Retomo la idea de la sencillez y practicidad del post it
para transportar en el cuaderno ese seguimiento. Los cuales una vez terminados
directamente se puede eliminar, ya que no es necesario registrar para
retrospectiva tareas delegadas en el equipo.
Una de las ideas que
hemos implementado que mejor funciona. No solo en las tareas delegadas sino en
las que esta trabajando el equipo. Tacharlas cuando las han resuelto y cambiar
el post-it en el momento que veo que el post it esta lleno o que todo esta
cumplido.
Nos funciona también
colocar la fecha de creación de ese post-it.
Tenemos uno para cada
miembro del equipo y obviamente con fechas de creaciones variables según cada
uno. Sencillamente se tacha lo que hicieron. Y queda lo pendiente, lo que con
criterio de oportunidad consulto sobre ese pendiente lo que determina que estoy
en el tema y genero una mini presión de que no se me escapa nada (aunque esa
sea una falsa ilusión que proyecto).
Es realmente práctico
para transportar en el día a día en cada hoja y tenerlo como una referencia
“paralela” de cosas para hacer y de consulta rápida.
El limite del tamaño
del post-it es clave no solo porque dos entran perfectamente en una hoja sin
que se superponga sino que hay un limite de cosas que uno puede ir
monitoreando. De hecho, prácticamente deje de usar la etiqueta DELEGADA en el
SV, por cuanto se convirtió en una etiqueta física, mas directa, sencilla y de
rápida consulta.
4. Log Semanal.
Podemos reafirmar, el
log mensual además que nos llevaría mucho tiempo innecesario, tampoco es
adecuado a nuestra funcionalidad, nunca estuvo como una posibilidad pero su
refuerza en estos 50 días su inutilidad.
Ahora, el log semanal pudo ser sostenido
regularmente sin problemas.
Hacerlo no es un elemento
que me genere stress para su uso.
Los viernes en la
tarde es cuando comenzamos a diseñar la semana siguiente. No es estático, ni
definitivo, en la semana se van agregando o migrando cosas.
Era de las
implementaciones que a priori podía ser mas engorrosa pero resulta ser sencilla
porque es hacer cuatros líneas con una regla como mucho.
La implementación es
muy sencilla divido la hoja en tercios, y solo se pone las fechas hábiles, pero
en la parte libre de esos tercios es útil para establecer las acciones
semanales no definidas en un día particular.
Llamativamente
cumplimos mayoritariamente con esas acciones semanales no definidas en un día
concreto.
En definitiva el log
semanal es un buen mapa de lo que debemos enfrentar, y refuerza positivamente
nuestras acciones.
5. El sistema de “bullets” y el concepto de migración. Con
una codificación que debe prevalecer en su simplicidad y no complicarme con un
código indescifrable
Esta implementación
fue uno de los mas de prueba y error a lo largo de estos 50 días.
Comenzamos con una
codificación compleja, poco práctica y difícil de recordar. Cuando estábamos a
punto de abandonarla, retomamos la idea general de sencillez y practicidad. Y
se limito a cuatro bullets:
El “-“ como marcar
una línea respecto de una acción.
La hora cuando es
para reforzar una audiencia
La palabra “Reu” para
reuniones
Signo “*” para
establecer algo prioritario (especialmente cuando empieza ser un “-“ que va
migrando.
Todo eso se tacha
cuando esta finalizado
El concepto de
migración es utilizado y funciona. Ciertamente es un poco torturador ver como
uno va posponiendo cosas, pero determina o te enfrenta a la realidad de si es
algo que debe hacerse o debe descartarse.
Utilizo los signos
“>” para migrar al otro día y “<” para dejarlo pendiente para otro
momento y si es así va al “log semanal” ahí queda para analizar para su
migración a la semana siguiente.
Nos tomamos el
trabajo de migrar día a día las acciones y queda claro en el SF lo que se hizo
y lo que quedó pendiente o no se llegó hacer por el motivo que fuera.
6. RRD y RRS
El sistema de RRD y RRS
es un real motivador y organizador del día, en sus dos momentos. En la mañana
me enfoca en mi mejor momento y me concentra en lo más importante desde que
arranco que son MIS COSAS, luego el contexto del país. A la tarde, también
porque me acomoda y me va organizando para el día siguiente.
En estos 50 días
realmente se me “escapan” muchos menos cosas, volvemos sobre el concepto de
ilusión de control total o que no se me escape nada. Eso es imposible.
Fabian tiene dos
conceptos uno es “minimizar errores” por aplicación de sistemas de controles y
revisión. Y el otro es evitar el “exceso de confianza”
Ambos conceptos “minimizar errores” y “exceso de confianza” son para explorar y
profundizar en otra oportunidad para seguir pensando como este sistema debe
también dar herramientas para estos conceptos.
Dos comentarios
adicionales:
7. Uso del espacio del nuestro cuaderno
En el proceso de
retrospectiva de otros anteriores SF, advertíamos que teníamos un uso mas
desordenado y caótico, con muchas hojas en blanco y espacios en blanco. Es un
detalle muy notorio como ahora se utiliza íntegramente cada hoja del cuaderno.
Aprovechando el material y el recurso adecuadamente.
8. Conclusiones
Tener como recurso un cuaderno tomó un mayor protagonismo pero se
integró adecuadamente por sobre el resto de manera natural, sin esfuerzos ni
sobre carga.
Decíamos que nuestro objetivo primordial era:
No debemos perder de vista que el cuaderno -soporte físico- debe destacarse por su
flexibilidad, sencillez e inmediatez.
REPETIMOS el cuaderno debe ser un
DISEÑO SIMPLE QUE PUEDE SER ADMINISTRADO todos los días.
Y los cumplimos mas que satisfactoriamente, con los ajustes que hemos
comentado en esta revisión.
El SV es un gran registro de referencia y los recordatorios se limitaron
de manera adecuada y sin superposición.
Se me escapan mucho menos acciones en el día a día, aunque no significa
que no se me pierdan cosas..
El SF se convirtió en una referencia, estamos mas que satisfechos en
estos 50 días de uso y tenemos claro que la mente debe estar “vacía” para poder
procesar cosas y vaciamos la mente con el SF.
7.- Segundo proceso de Revisión (25 de MAYO de 2017).
En este período hubo un momento que vaya saber porque razón desatendí el
sistema y la consecuencia lógica fue que todo fue mas caótico. Volví sobre el
sistema y nuevamente quedé enfocado a sacar adelante cosas.
Repasando:
Calendario se agendan vencimientos, reuniones o cuestiones que no deben
cumplirse estrictamente.
Evernote, es el registro mas genérico donde guardo tareas por hacer, o
información sobre la cual debo volver, que cada día esta mas sincronizado con
el cuaderno, ya que puedo ahí referenciar en que pagina del cuaderno esta la información
o bien sacar una foto y subirla al Evernote o hacer un pase de información.
Depende el contexto.
Cuaderno, sobre la estructura del Bullet Journal es mas que una agenda
paralela semanal y diaria. Refleja el cuaderno el día a día, con las acciones
físicas que hay que hacer en el día a día. Aquí se concentra todo, lo que dice
el calendario y lo que no lo dice y en el log semanal, las tareas que están
pendientes o hay que hacer y que eventualmente van migrando.
Todo sin perder sencillez en su utilización.
De igual manera administramos los correos electrónicos, si hay algo que
no es relevante o ya esta hecho, pues se archiva.
Un concepto que incorporé casualmente es que en la organización o
gestión del tiempo, también exige orden sobre las cosas, bajo el lema “ten un sitio para cada cosa y cada cosa en
su sitio”.
Otra clave importantísima y que cada vez desarrollo de manera más militante es hacer una cosa a la vez,
y no distraerme con notificaciones o correos. En el mundo actual, muchas veces
esto se ve como una debilidad o falta de respuesta oportuna, pero en esta
mantengo mi postura, de que yo le dedico el tiempo a los demás que considero
que hay que darle y no los demás (sean seres humanos o aplicaciones) son los
que me manejan mi tiempo.
El sistema de foliado es realmente útil, ya que puede ser una referencia
interna en el cuaderno sobre algo que quedó registrado, o en el Evernote para
dejar asentado cuestiones que me resultan de interes y que muy sencillamente
busco.
No es fácil mantener este tipo de hábitos, tuve este tiempo que lo tuve
semi abandonado, y las consecuencias fueron terribles, hay que saber que uno es
humano, y no siempre se encuentra con la energía suficiente para establecer los
procesos de revisión, porque se impone la fiaca, o el pensar que la mente esta
despierta para resolver todo y eso es un gran error, confiar en nuestra mente.
8.- Tercer proceso de Revisión (septiembre 2018).
Este año por distintas razones, fui abandonando todo el sistema armado
durante el año 2017.
Fue progresivo, pero a medida que vas dejando el sistema, mas caótico se
vuelve todo.
Hasta volver a estar en crisis e intentar volver al punto anterior.
Ante nuevos desafíos es importante re-adaptarse.
Sostener el sistema de Log del bullet se me complicó.
Base del sistema de organización es que sea sencillo,
práctico y esencialmente confiable.
Revisando mis notas, veo que una gran debilidad en no
establecer rutinas de revisión, tanto diarias y semanales.
Abandone definitivamente el POST-IT para tareas delegadas, porque sumaba
cosas que no servían.
Actualmente me estoy centrando en mi agenda del google calendar y el
onmiprescente Evernote. Abandoné definitivamente el Google Keep, exploré el
google recordatorios, pero lo abandoné también porque tiene problemas de diseño
o no me gusta como se desglosa las PAF.
En mi Evernote, reforzé el uso del recordatorio, simplifiqué las
etiquetas.
En el soporte físico, ya no hay mas log semanal, solo sirve para anotar
rápido alguna tarea pendiente que luego voy a migrar al Evernote.
Trato de pensar si el recordatorio tiene fecha o cuando quisiera hacerlo
o si esta en pendientes generales recordarlo ahí.
Creo que el nuevo desafío es convivir con listas de
pendientes/recordatorios enormes.
Establecer el habito es esencial, y ahí noto una falencia, a tratar de
corregir.
El asunto no es el sistema o método, el asunto es sostenerlo en el
tiempo.
Como medida mas revolucionaria es que desactivé las notificaciones de
Whatsapp, para intentar enfocarme en hacer una sola cosa por vez.
Pensando mientras escribo, advierto que algunas cosas que están ahí
boyando en recordatorios, en algún momento debería ponerlos en la lista de
ponerles un día.
Las sin fecha, una por semana al menos, a ver que resulta de todas esas
cosas plomas.
Otra cuestión que debo mejorar es aprender a delegar, tal vez ese sea
otro gran déficit. Al no saber delegar, y ese es unas de las explicaciones del
desborde y descontrol es que empece a acaparar mas cosas y cosas y cosas, y
termino haciendo acaparando muchas cosas (mas de las que puedo manejar por
cierto) y no logro delegarlas.
Eso otro déficit que hemos descubierto en todo este proceso, que si no
se sabe delegar, si es uno el que toma las delegaciones, si no hay manera de
decir no, cualquier sistema de gestión del tiempo es inadecuado, uno se
convierte en acumulador de cosas que debe hacer, que dice que si las va hacer.
Al igual que las imágenes que uno ven en las series de acumuladores,
podes ordenar al principio, pero en algún momento la basura te tapa el camino.
Debemos aprender a delegar
acciones implica ser claro en la delegación y poder seguirlas.
9.- Cuarto proceso de Revisión (enero 2019).
Año nuevo proyectos nuevos.
Repasemos que cosas tenemos en claro:
Como los procesos históricos es un camino de avances y retrocesos
constantes.
Por eso es bueno en este cuarto proceso de revisión enfocar en lo que
SABEMOS (y no siempre hacemos) y en lo que logramos casi de manera
irreversible.
a) Todos los sistemas de gestión del tiempo personal,
establecen que hay que anotar todo
porque el lápiz nunca se olvida.
b) Simple y sencillo siempre es mejor.
c) Calendario, siempre al día. Item irreversible. Es tan
fe ciega que le tengo a mi calendario que un error de anotación es fatal,
porque somos humanos.
d) Evernote (con sus avances y retrocesos) nunca lo
abandonamos, permanece en nuestro sistema, lo tenemos cada vez mas simple, pero
es una herramienta indispensable, el objetivo es seguir simplificando pero que
sea donde la información mas relevante esté unificada. Si tendría que dar
cuenta de tres aplicaciones indispensables serian en este orden: 1) GMAIL; 2)
GOOGLE CALENDARIO y 3) EVERNOTE.
e) Un
sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Ítem próximo a convertirse en irreversible. Soy una
persona desordenada por esencia y aplicar este principio (en mis objetos
personales, en mis objetos profesionales) es un ahorrador de energía, un
organizador natural.
f) Soporte papel (con avances y retrocesos) es algo que
estamos convencidos que no puede estar todo en digital, hay una conexión con la
escritura manual que es imposible que imite la mejor aplicación del mundo.
g) Una sola cosa por vez (MILITANTE DE LO IRREVERSIBLE).
A pesar de la presión social por cambiar, mi último paso fue desactivar las
notificaciones de Whatsapp, con una indicación precisa en la sección “info y
numero de teléfono” que dice: AVISO. Las notificaciones del Whatsapp las tengo
desactivadas. Te leo apenas pueda. Gracias emoji de choque los cinco o rezar
emoji carita contenta (para generar empatía). Mantengo el visto y hasta clavo
el visto. Porque no tengo porque ocultarme cuando presentamos esta declaración
de principios. En mi celular casi no hay notificaciones, instale el IG por mi
cuenta “tomando vino”, y estoy luchando por como se desactivan algunas pero es
cuestión de manejar la app.
¿Cuáles son nuestras debilidades?
Repasamos notas anteriores y advertimos la conexión entre lo caótico y
el abandono del sistema del tiempo.
De hecho se repite esa palabra “CAÓTICO”.
Entonces debemos
conceptualizar CAÓTICO como aquello que nos desborda, cuando las “cosas” se nos
vienen encima, cuando no hay capacidad de anticipación, cuando lo primero que
surge (sea urgente, importante o banal) es lo que se hace sin ningún análisis
de prioridad.
Caótico es como perder nuestro GPS, vamos perdidos y a los tumbos, la
sensación de angustia que genera es tan grande, que por ejemplo se traslada a
nuestro mejor dormir, cuando estamos sin radar, detectamos que nos podemos
despertar a las 4 am, a las 5am porque nuestro cerebro (al decir de Allen lleno
de cosas) nos invade con una demanda con una acción que esta pendiente y que
por cierto nos atormenta.
Por el contrario cuanto más “vacía esta nuestra mente” mejor logramos
individualizar prioridades, tiempos, elecciones y es un hecho incuestionable,
dormimos mejor. Una cosa es irse a dormir preocupado por una reunión o
audiencia importante al otro día, que despertarse porque no sabemos o dejamos
colgado tal acción.
El camino de la delegación y del no.
Nos cuesta delegar, estamos en ese camino de aprendizaje, que es
indispensable en la organización, al igual que saber decir, NO, para como
dijimos mas arriba no convertirnos en acumuladores de “COSAS”.
La RRD. Que tema!!!
No logramos establecer este habito. Tengo una aplicación sencilla hace
años que se llama hábitos para seguir algunos hábitos personales (empezó con la
medicación para la presión como recordatorio diario y fue sumando ítems).
Esta app nos permite establecer un recordatorio, y establecí uno a la
mañana para hacer el RRD.
Debemos desconfiar mas en uno mismo y que cosas tenemos que hacer en el
día y dejar de sobreestimarnos.
Somos bastante tontos como especie y si nos
vamos a olvidar.
El desafío, creo que repetido por enésima vez en este documento es
mantenerlo, cuanto mas sencillo mas fácil de mantener.
En esa idea entonces es que en esta revisión hemos realizado los
siguientes ajustes o re-estructuraciones.
Volví al SF de manera mas militante, me lo llevo conmigo ahora como si
fuera mi teléfono móvil.
El sistema de migración del Journal Bullet es una fortaleza que debemos
destacar, funciona. Sencillo cuatro indicadores:
1.- Guión (-) para establecer la acción do it normal
2.- Asterisco (*) cuando una cosa adquiere importancia o relevancia que
atender
3.- Signo Menor (>) y mayor (<) para establecer migraciones
4.- ll. indica llamada.
Y la mas importante que no es un indicador y la que mas satisfacción da TACHAR
AQUELLAS ACCIONES COMPLETADAS. Uno de los mas lindos motivadores.
Punto no hay mas indicadores.
La hoja móvil debería un pequeño folio donde llevo de cuaderno a
cuaderno (que dura aproximaadamente medio año) donde esta la información recurrente,
deberíamos haberlo colocado en irreversible.
En búsqueda de la simplicidad, eliminamos el log semanal como lo
teníamos diseñado (un tercio de hoja por día y después un día x hoja ver.
El SF ahora es una hoja por cada día (mantenemos el sello fechador para
indicar el día) y colocamos a mano el día de la semana. Y la “sexta” hoja es el
“DO-IT” semanal, que cosas habría que encarar sin día preciso en la semana. De
hecho en esa hoja con el mismo sello fechador ponemos la fecha del lunes __ a
mano SEMANA – y la fecha del viernes.
Descubrimos que es mejor que esté en la sexta hoja y no en la “primera”
del cuaderno, porque nos obliga a pasar las hojas y es una manera casi al pasar
de repasar visualmente la semana, donde estas y como vas ese camino.
El objetivo es volviendo al GTD poder saber y decidir que cosas NO HACER
para elegir las que hacer, estar con GPS activado.
Voy anotando en el acto no lo solo lo que hay que hacer, sino lo que
surge o piden (debería), lo y lo que hice (aunque originalmente no estaba en el
mapa del día).
Esta es nuestro ajuste mas importante y justificamos la respuesta:
Porque al terminar el día, o en algún momento del día, cuando a veces estamos
abrumados por lo que falta, lo que no se hizo, es un buen momento para tomar
dimensión y una foto de TODO LO QUE HICIMOS, aprendimos que no hay peor
insatisfacción que irse a casa pensando en lo que falta, ese modo “lo que falta”
se transmite hasta cuando nos vamos a dormir.
Debemos aprender que SIEMPRE VA A FALTAR y debemos aprender a VALORAR
todo lo que se hicimos, cuando lo hicimos. Porque si no es igual un día que
trabajamos intensamente a uno que estuvimos a media máquina. Es imposible estar
todos los días al 110% como es insostenible estar todos los días al 20%, ese
registro nos pone en perspectiva, y para los exigentes nos muestra una clara
radiografía, justa y hasta sorprendente de todo lo que pudimos hacer a pesar de
lo que quedó pendiente.
Uso del Post-It: Util para delegar, dejar una indicación y ser
específico en lo que quiero.
O para hacer una anotación que va al margen del cuaderno porque
considero que hasta podría ser descartada, como anotación circunstancial de un
número, una cuenta aritmética, si es importante queda en el cuaderno, sino
después se descarta.
Es algo que me viene funcionando muy bien. En lo efímero y en lo
concreto. Post-it
Para el final dos aplicaciones que descubrimos este último tiempo
POCKET. Ideal para para organizar lectura on line es “Pocket”, realmente
es muy útil, intuitiva. Un perfecto organizador de lectura on line (antes usaba
el evernote), pero el pocket resulta una herramienta mas útil y potente para
esto y deja el modo off line hasta mejor distribuida para cuando tenemos tiempo
o ganas de leer aquellas cosas que encontramos o nos mandan para un momento
oportuno (hacer una cosa por vez)
Descubrimos también el Excel de google, una gran aplicación para mis
notas de cata de vino y para nuestro proyecto de Instagram @tomandovino el la mejor
aplicación que encontré para lo que buscaba, una base de datos de aquellos
vinos que tomo, notas de cata, comentarios.
[2] El sistema Inbox Zero es
un método concreto de gestión de correos electrónicos que tiene puntos de
contacto con el método GTD.
